Une secrétaire indépendante coûte moins cher qu’un salarié ?

Une secrétaire indépendante coûte moins cher qu’un salarié ?

Être un professionnel, indépendant, en société, dans une association ou entrepreneur ne signifie pas devoir tout faire seul. Il est possible de déléguer et recevoir une aide confortable notamment pour la gestion administrative. Il ne faut pas hésiter à transmettre les tâches qui vous incombent à un(e) professionnel (le).  

Les raisons de faire appel à une secrétaire indépendante

Par manque de temps ou de compétences, il est fort probable qu’une secrétaire administrative soit la solution à vos problèmes, mais pour quelles raisons encore ? 

  • En période de fortes activités ou la surcharge de travail devient pour vous ingérable. 
  • Pour le recrutement de nouveaux salariés ou collaborateurs dans la mesure où il vous faut agrandir votre personnel. 
  • L’activité de votre entreprise qui ne justifie pas d’une activité constante tout au long de l’année.

Secrétaire indépendante : pour qui ?

Cela peut concerner les micro-entreprises comme les EURL, EIRL et SASU. 

Dans le cas d’Atout secrétariat des Alpes et de façon plus rare, l’office manager ou secrétaire indépendante peut également apporter son soutien administratif auprès des particuliers et leur faire bénéficier d’un crédit d’impôt. 

Idées reçues sur les secrétaires indépendantes

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, une secrétaire indépendante peut être source de flexibilité et d’économie pour votre entreprise.  

 En effet, flexibilité, car elle se charge principalement de classer, archiver vos dossiers, gérer vos courriers, saisir des notes, rédiger des rapports, gérer les appels, les démarches et votre agenda. 

 Économie, car vous êtes libre qu’elle intervienne quand vous le souhaitez. Cela vous permet de ne pas générer des dépenses inutilement lors des périodes de creux. Votre collaboration est totalement libre.

Le travail à distance est également possible avec une secrétaire indépendante.

Assistante indépendante : moins chère qu’une salariée ?

Premièrement, il est important de savoir que pour embaucher une personne au sein de son entreprise, il convient d’établir une durée minimale de travail. Par conséquent, la durée légale minimum à temps partiel est de 24 H/ Semaine, soit 104 H/ mois. Sauf accord ou convention collective, il n’est pas autorisé d’embaucher une personne pour moins que ça.

Si on entrait en détail dans le code du travail, on pourrait vite se rendre compte que travailler avec une secrétaire indépendante revient moins cher que d’embaucher une secrétaire pour son entreprise.

 

Pour quelques raisons évidentes :

  • Charges salariales liées au recrutement
  • Le temps passé à chercher, faire les entretiens (en évitant des erreurs de castings qui peuvent couter cher), etc. 
  • Avoir un espace dédié aux nouveaux salariés
  • Fournir des fournitures pour un espace de travail optimisé
  • Attribuer des primes et avantages (13ᵉ mois, intéressement, tickets restaurants, etc.)

Quand les charges salariales représentent 22 % du revenu brut du salarié, les charges patronales, quant à elles, représentent 42 % du salaire brut.

Il existe en effet de nombreux avantages à travailler avec Atout secrétariat des Alpes. La prise en charge de vos dossiers administratifs ne sera plus une épine pour vous.

La possibilité du travail à distance par la dématérialisation est également un avantage pour vos frais.

N’attendez plus, faites appel à une assistante administrative professionnelle.

 

Pourquoi il est important de déléguer ?

Pourquoi il est important de déléguer ?

La gestion de votre entreprise vous demande beaucoup de paperasses et du temps d’organisation. Que vous soyez vous-même indépendant ou que vous managiez une société, la délégation est importante pour assurer l’efficacité et le développement.

Vous pourrez vous concentrer sur le développement de votre activité pendant que les tâches répétitives sont faites par une personne dédiée. 

 

Pourquoi il est difficile de déléguer ? 

Il existe plusieurs raisons au fait d’avoir peur de déléguer. En tant que manager, on souhaite pouvoir gérer le travail que l’on peut faire soi-même. Une sorte de sécurité, en gage de travail bien fait.

 La délégation suppose de lâcher prise et d’accepter l’idée qu’un projet sera sans doute mieux réussi à plusieurs. 

 Souvent, c’est par peur de venir briser vos habitudes et votre certitude du travail bien fait. Laisser une personne entrer dans son activité n’est pas une démarche facile surtout si vous aimez que tout soit fait « à votre façon ». 

 

Pourquoi déléguer à une gestionnaire administrative indépendante ?

Premièrement, vous n’aurez pas à payer de charges salariales, il s’agira simplement d’une collaboration entre entrepreneurs.

En d’autres termes, c’est un travail d’équipe complètement indépendant qui agit en un seul et même sens, la bonne gestion de VOTRE entreprise.

La deuxième raison est qu' »on ne peut pas tout faire et être efficace dans tous les domaines« . Personne ne peut à votre place développer votre entreprise, alors que les tâches administratives chronophages, oui.

Il s’agit de reconsidérer ses priorités et de se concentrer sur ce qui est essentiel en déléguant les bonnes choses aux bonnes personnes. L’administratif n’est pas votre métier, en revanche, pour une secrétaire, oui.

 Voici quelques délégations possibles :

– Planifier vos rendez-vous, 

– Planifier vos voyages d’affaires et réservation 

– Prise de message téléphonique directe

– Gestion de votre boîte mail 

– Organisation des fichiers et documents

– Réception et envoie de courrier 

– Documentation, veille concurrentielle 

– Préparation des réunions 

– Rédaction de fiches, procédures ou correspondances

Savoir déléguer au bon moment

C’est le moment de lister tout ce que vous êtes obligé de faire pour votre entreprise en les classant par catégories. Puis de définir ce qui vous incombe de faire et ce que vous pouvez déléguer.

Peut-être est-ce le bon moment de vous faire gagner du temps et de l’argent ?

Laissez vos envois de documents, vos rédactions de fiches ou vos préparations de réunions pour vous concentrer uniquement sur votre coeur de métier. Il faut savoir déléguer au bon moment et rester dans la continuité d’un développement organisé de votre entreprise.

Imaginez les compétences décuplées qu’il est possible d’obtenir en mettant son énergie sur des points utiles.

Vous sortez d’un rendez-vous, vous en avez un autre dans moins d’une demi-heure. Lors de votre dernier rendez-vous, il a été convenu que vous envoyiez des documents et que vous confectionniez un dossier. Imaginez-vous pouvoir faire tout ça en même temps dans l’heure qui suit ? Atout secrétariat peut le faire à votre place.

Vous ne serez plus dans l’urgence de devoir tout faire, mais plutôt dans la réalisation en permanence.

Qu’en pensez-vous ?

 

La nécessité de bien s’organiser en tant qu’entrepreneur indépendant

La nécessité de bien s’organiser en tant qu’entrepreneur indépendant

Auto-entrepreneur, freelance, travailleur indépendant ont tous un point commun, la gestion libre de leur emploi du temps.

Une vie d’indépendance et de liberté, oui, mais à quel prix. Une gestion d’entreprise aussi libre soit-elle demande une certaine organisation.

 

Voici 9 points importants pour bien s’organiser en tant que professionnels

Se définir un emploi du temps

Pour être efficace, il faut se créer des habitudes, des objectifs et des tâches à accomplir sur chaque journée de travail. Il vous faut un emploi du temps avec des horaires de travail définis. Bien sûr à la différence d’un salarié, vous êtes libre de gérer votre emploi du temps et vos horaires comme bon vous semble, mais il reste important de s’établir un cadre afin de ne pas partir dans tous les sens. 

Se créer un espace de travail

Il est important de consacrer un espace de travail entièrement dédié à votre activité, de préférence un environnement calme. Deux solutions s’offrent à vous, soit vous louez un local dédié à votre activité, soit vous réservez chez vous un espace de coworking efficace. Il vous sera impossible d’avoir les idées claires si vos dossiers sont mal rangés ou éparpillés à droite et à gauche. En tant que travailleur indépendant, l’organisation est au summum des points à lister pour réussir votre activité dans la pérennité. 

Traiter les actions une par une, par étape

La base de l’organisation est de savoir traiter les informations par priorité. Savoir considérer ce qui est urgent et ce qui l’est moins. Ne pas mener plusieurs fronts en même temps, classez vos tâches de manière à les réaliser une à une efficacement.

Définir les périodes productives

Il y aura des journées où vous serez certainement plus productifs que d’autres, notamment des moments dans la journée ou votre concentration sera meilleure, concentrez vos actions sur ces moments. Préférez les tâches plus chronophages aux moments où votre attention est moindre. Vous pouvez vous organiser à votre rythme, profitez-en ! 

Gagner du temps

Travailler à son rythme demande une certaine maîtrise de soi et des obligations à accomplir presque de soi à soi. Ne vous laissez pas distraire par les interventions inutiles. Les réseaux sociaux, le téléphone, le web sont autant de facteurs qui freinent la productivité. Gagnez du temps en osant dire non en restant concentré sur vos objectifs. Atout secrétariat des Alpes peut vous y aider !

Définir ses projets en temps limité

Respectez les dates indiquées à vos clients et les délais établis de vos objectifs font partie de votre organisation. Plus vous respecterez vos délais, moins vous aurez de stress à gérer. De plus, envers vos clients, c’est un gage de qualité et de professionnalisme. 

Noter ses idées

Avoir un bloc-notes pour noter les idées et les choses à faire ou à expérimenter peut vous être d’une grande aide. On oublie très vite et parfois les pensées passent trop vite et entre une chose et l’autre on oublie. Notez vos idées, bonnes ou mauvaises, comme une sorte de Brainstorming que vous ressortirez au bon moment. 

Déléguer

Savoir déléguer tout ce qui peut l’être peut présenter un gain de temps considérable. En tant qu’auto-entrepreneur ou freelance, il vous faut devoir porter plusieurs casquettes et certaines sont parfois hors de vos compétences. En déléguant vos tâches au domaine de compétences correspondantes, vous obtiendrez en qualité.

Ce temps gagné sera au profit de vos clients.

Alors, pourquoi pas confiez vos tâches administratives à une secrétaire indépendante ?

Comment optimiser sa boite mail avec quelques règles de base ?

Comment optimiser sa boite mail avec quelques règles de base ?

En tant que gestionnaire, votre boîte mail est l’outil que vous utilisez quotidiennement.

Elle est le terminal qui gère une très grande partie du fonctionnement de votre entreprise. 

Alors comment adopter les meilleures pratiques et bien organiser sa boîte mail ? 

 

Gestion de votre boite mail : les meilleures pratiques

 

Afin d’être productif et efficace, il convient d’avoir une boite mail bien rangée et bien organisée. Cela vous permettra : 

  • D’éviter de perdre du temps 
  • De gagner de l’espace de stockage
  • De mieux sécuriser vos données
  • D’agir de manière éthique (en limitant votre empreinte carbone)

Classez vos mails du mieux possible en leur attribuant des couleurs ou en les classant dans des dossiers spécifiques. 

Privilégiez les réponses automatiques si vous le pouvez et créez une signature électronique pour gagner du temps lors de l’envoi des mails importants. 

Bloquez les messages indésirables pour ne pas vous parasiter. Enfin vous pouvez synchroniser vos mails provenant de différentes boites mails afin de les réorganiser dans la même boite mail. 

Comment trier sa boite mail rapidement ?

Premièrement sur n’importe quelle boite mail et notamment sur l’incontournable Gmail, il est possible de sélectionner le tri par date ou par mails non lus. Vous pouvez également sélectionner vos mails par taille de fichiers.

Les couleurs, comme mentionnées précédemment sont très pratiques pour classer ces informations. Par exemple, vous pouvez attribuer une couleur pour tel client, ou encore attribuer une couleur aux mails importants et urgents, etc.

 

Soigner l’objet 

 

Lorsque vous envoyez un mail à un collaborateur ou à un client, il est important de bien soigner l’objet. Premièrement pour indiquer au destinataire l’objet de votre message en premier lieu et deuxièmement pour avoir une visibilité précise de l’objet de votre échange dès le premier coup d’œil.

 

Trier vos newsletters inutiles

 

Les spam et les newsletters envahissent votre boîte mail et vous n’avez pas forcément le temps de les lire ou de les trier. Pour cela, il existe Cleanfox, outil très pratique qui scanne votre boîte mail et détermine ce qui pourrait être supprimé. Elle peut même aller jusqu’à vous désinscrire des newsletters les moins consultés.

 

Dédiez une boite aux newsletters

 

Réservez une boîte de messagerie directement dédiée à cette fonction. Il existe sur Gmail un filtre permettant de rediriger automatiquement vos mails.

Comment organiser sa boite mail professionnelle ?

Entretenir une boîte mail professionnelle demande à adopter des méthodes de tri plus appropriées. Il est possible d’organiser ses mails par statut ou par thème. Vous pourrez alors avoir des dossiers qui gèrent vos mails clients, d’autres vos mails prestataires, d’autres, les mails internes, etc.

Il est possible également de classer ses mails par mesure de temps. Les mails à envoyer rapidement, les mails à gérer dans la journée, ceux à gérer dans la semaine et tous ceux qui nécessitent un temps de gestion plus long.

Vous pourrez personnaliser votre classement selon vos impératifs et gestions.

Enfin, il est nécessaire d’accorder un temps dans son agenda pour gérer sa boîte mail de façon optimale par exemple 30 mn le matin et 30mn le soir afin d’être toujours arrété dans votre élan par une notification….surtout si c’est de la publicité ; d’ailleurs pour garder votre concentration le plus longtemps possible, Atout secrétariat des alpes vous conseille de couper toutes vos notifications et couper le son de votre téléphone.

 

Cette gestion de la messagerie fait partie de la gestion administrative obligatoire lorsqu’on est entrepreneur, à moins de déléguer ces tâches à une secrétaire indépendante pouvant vous apporter le soutien dont vous avez besoin.