Pourquoi conserver des documents ?

Pourquoi conserver des documents ?

Archiver des documents pour votre entreprise : Mémoire et traçabilité dans le temps

 

Si vous n’avez pas de trace de ce qui s’est passé dans le passé, vous ne pouvez pas prendre de décisions éclairées pour l’avenir et garder la mémoire de l’entreprise. C’est pourquoi il est si important pour les entreprises d’archiver leurs documents. Non seulement cela permet de conserver un historique de l’entreprise, mais cela permet également aux collaborateurs d’accéder rapidement et facilement aux informations.

Dans cet article de blog, nous allons aborder l’importance de l’archivage des documents et la manière de le faire efficacement.

Qu’est-ce que l’archivage et pourquoi est-il si important d’archiver des documents ?

 

L’archivage de documents est le processus qui consiste à organiser et à stocker des documents de manière à pouvoir y accéder et les récupérer facilement en cas de besoin. Il s’agit d’un processus important car il permet de conserver la mémoire de l’entreprise et d’assurer la traçabilité des dossiers dans le temps.

Par exemple, L’archivage est particulièrement important pour les entreprises de construction, qui doivent garder une trace des différentes étapes du chantier. Cela peut constituer un défi pour ceux qui n’ont peut-être pas l’expérience ou l’expertise nécessaire pour classer correctement les documents.

Par conséquent, il est important pour les entreprises de mettre en place un système en interne ou en passant par une assistance administrative externalisée qui permet aux différents collaborateurs de l’entreprise de retrouver des documents importants de type permis de construire, plans…..

Le fait de disposer d’archives organisées et accessibles aide les entreprises à suivre leurs progrès et à s’assurer qu’elles sont en mesure de respecter leurs délais mais aussi en cas de litige permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d’un contrôle. C’est même une obligation légale.

Comment archiver efficacement des documents ?

Même à l’ère du numérique, les documents papier constituent toujours une part importante de nombreuses entreprises. Des contrats et factures aux états financiers et dossiers clients, les entreprises génèrent beaucoup de paperasse.

Cependant, le stockage de tous ces documents peut être un défi. S’ils ne sont pas stockés correctement, ils peuvent être endommagés ou perdus, ce qui peut entraîner des retards et des perturbations coûteux.

Les documents papiers peuvent être stockés physiquement dans un endroit sûr où des règles de sécurité seront mis en place comme l’installation d’un extincteur à proximité.

Quant à classer ses documents numériques, vous pouvez les classer par type de fichier (image, vidéos, documents textuels), par nom d’entreprise, par thème, par date.

Au même titre que les papiers physiques, pensez à la durée de conservation de vos documents administratifs. Pour cela un guide reprenant les dates de suppression vous sera bien utile pour supprimer ceux qui arrivent à terme et vous pourrez retrouver de l’espace de stockage sur vos étagères et vos appareils sans compter que vous ferez du bien à notre planète.

Combien de temps faut-il conserver les différents types de documents ?

Comme tout propriétaire d’entreprise le sait, la documentation est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de votre société. Des bulletins de salaire aux contrats de travail, en passant par les avis d’imposition et les factures d’électricité, il existe une grande variété de documents qui doivent être conservés. Cependant, il peut être difficile de savoir combien de temps conserver chaque type de document. Voici quelques dates bien utiles de conservation de vos documents :

  • Bulletins de salaire et contrats de travail : jusqu’à la liquidation des droits à la retraite
  • Assurance-vie : 10 ans
  • Avis d’imposition : 3 ans
  • Statuts de l’entreprise : 5 ans (à partir de la date de cessation d’activité)
  • Factures d’électricité et de gaz : 5 ans
  • Quittances de loyer : 3 ans
  • Tous les documents comptables : 10 ans

En suivant ces quelques règles simples, vous pouvez vous assurer que les documents de votre entreprise sont bien organisés et qu’ils peuvent être retrouvés facilement si vous en avez besoin à l’avenir.

En conclusion

En apportant une solution externe d’assistance administrative partagée, nous pouvons à Atout secrétariat des Alpes vous aider à reprendre des archives délaissées et vous permettre de retrouver des éléments importants même plusieurs années après grâce à une procédure adaptée et sur mesure.

Google My Business optimisé, visibilité renforcée

Google My Business optimisé, visibilité renforcée

Quand je repense au bon vieux « bottin », j’ai presque un sentiment nostalgique avec toutes ses fines pages jaunes où on pouvait retrouver toutes les entreprises de France par département. Sans vraiment nous prévenir depuis déjà quelques années, cet annuaire n’existe plus. Il a fait place à un autre type d’annuaire digital « So local ».

Je ne suis pas là pour leur faire de la pub bien au contraire. Beaucoup d’entreprises payent pour être référencées dessus sans trop savoir pourquoi pourtant de meilleures solutions sont possibles pour être vus par leurs clients.

De nos jours, la plupart des recherches se passent sur internet et on estime actuellement pas moins de 97% des utilisateurs qui se servent de la recherche en ligne via google pour trouver des entreprises de proximité. Je veux parler de « Google Business« .

 

Connaissez-vous « Google Business » ?

 

Conseil préalable pour réaliser des économies et optimiser votre visibilité

Avant toute chose, je vous conseille de résilier votre abonnement à « so local ». Attention de bien respecter les délais et de le faire sous forme de courrier recommandé avec AR plutôt que par mail. 

Leur force de vente est tellement géniale qu’au bout d’un certain temps d’être référencé chez eux vous coute cher et même très cher !

En tout cas, payer 1500€ ht par an c’est un coût à prendre en considération (et ce n’est pas le plus cher !!!) et en terme de référencement, il est difficilement possible de le savoir alors qu’avec google, vous pouvez analyser vos résultats de façon bien précise grâce à Google Analytics.

Ce n’est qu’un conseil car beaucoup de personnes sont tellement pris par leur travail qu’ils ignorent ce point.

D’être référencé est incontournable de nos jours même si pour vous ce terme ne résonne pas sachez seulement que mieux vous serez référencé et mieux vous ressortirez dans les résultats que vos visiteurs chercheront sur le net.

Cette meilleure visibilité permettra à vos clients de mieux vous voir, surtout au niveau local.

Google my business permet de créer une fiche qui va permettre de vous faire référencer avec toutes les informations concernant votre ou vos établissements. Il va être possible de noter toutes les informations générales de votre entreprise en mettant l’accent sur vos produits et services à l’aide de posts.

Comment vérifiez si votre établissement est sur Google

 

Vous avez déjà tapé le nom de votre entreprise sur Google et bien souvent vous voyez une fiche qui a été créée sur le coté droit.

La voir ne veut pas dire forcément que vous en êtes propriétaire. La toute puissance de Google fait qu’il peut l’avoir créé automatiquement.

Certaines personnes pensent que leur établissement est bien créé car il le voit (comme ci-dessous) est pourtant si vous êtes dans le 2e ou 3e cas, vous allez devoir la créer et indiquer que c’est vous le propriétaire.

Pour voir si votre fiche est créée, vous avez 3 possibilités :

1.Vous voyez apparaitre un encart à droite avec le descriptif de votre entreprise, comme dans cet exemple.

2.Cet encart est bien visible mais vous pouvez avoir la mention « vous êtes le propriétaire de cet établissement ?«  . Si vous avez cette mention c’est que le propriétaire n’a pas encore réclamé la propriété de votre entreprise…peut-être vous !

3.Vous pouvez également ne voir aucun encart sur le coté.

 

En conclusion

« Google business » met à la disposition de tous, un outil sans abonnement contrairement à un autre (le mot qu’on ne doit jamais prononcé wink, ça vous parle) « hors de prix côté en bourse » , alors n’attendez plus.

Cet outil, je peux vous le mettre en place et l’optimiser.

Si vous souhaitez être accompagné pour la création et l’optimisation de votre fiche Google My Business, contactez-moi !

 

Avoir une assistante personnelle comme moi*, c’est optimiser des procédures, vous faire réaliser des économies et du temps tout en développant votre activité.

C’est peut-être le moment du changement  et si on se prenait un café sur Annecy (si pour vous, le local fait écho, je vous propose un tout nouveau support pour diffuser votre information, allez le voir sur instagram même s’il est sur facebook et un site) ou virtuellement parlant 😳 pour faire connaissance. Ce serait sympa 🍵.

Adaptable et à l’écoute, je reste à votre service.

 

Vous souhaitez prendre de nouvelles habitudes dans votre organisation au quotidien, mieux connaitre vos clients et les différentes façons de communiquer ? étudions ensemble ce qu’il serait bon de mettre en place, je vous invite à découvrir mes prestations.

Supprimer des programmes au démarrage

Supprimer des programmes au démarrage

Depuis un moment, je voulais le faire mais maintenant je passe à l’action…ce qui va me faire gagner du temps et je ne ralerai plus à ce moment là !

Ça ne vous est jamais arrivé en allumant votre pc de voir apparaître des programmes automatiquement ? Parfois quand on installe de nouveaux programmes, certains en profitent pour s’initialiser au lancement du micro.

 

Comment ne plus voir tous ces programmes qui s’ouvrent au démarrage du PC sous Windows ?

 

C’est simple à mettre en place, je vous l’assure même si vous n’osez pas y aller :

➡️ Allez sur votre gestionnaire de fichiers en appuyant sur les touches ctrl + maj +echap

➡️ Allez dans l’onglet démarrage pour en connaître la liste

➡️ Vérifiez dans la colonne statut ceux dont c’est le cas qui s’allument. Vous verrez ils sont notifiés par le terme activé (ici dropbox)

➡️ Pour les invalider, faites un clic droit sur leur nom et cliquez sur 👀 désactiver 📍

➡️ Pour vérifier, redémarrez votre pc sous Windows et c’est magique, vous êtes directement sur votre bureau

 

En conclusion

Etre assistante indépendante comme moi*, c’est savoir s’adapter à de nombreuses situations 😃 pas juste faire des courriers.

En tout cas, si vous pensez ça de moi c’est vraiment ne pas me connaître alors si le moment était venu ? et si on se prenait un café sur Annecy ou virtuellement parlant 😳 pour faire connaissance. Ce serait sympa 🍵

 

Vous souhaitez prendre de nouvelles habitudes dans votre organisation au quotidien, mieux connaitre vos clients et les différentes façons de communiquer ? étudions ensemble ce qu’il serait bon de mettre en place, je vous invite à découvrir mes prestations.

L’avantage d’avoir un fichier clients/prospects à jour

L’avantage d’avoir un fichier clients/prospects à jour

A la naissance d’une entreprise ou d’un nouveau service, on s’efforce de mettre en place au plus vite un site, des cartes de visite, des flyers puis de démarcher ou prospecter afin de se faire connaitre et développer son chiffre d’affaire, à l’aide de différents supports pour avoir des clients.

Tant qu’on a des clients, en tant qu’entrepreneur on est contents car les clients attendent notre produit et qu’ils l’aiment sauf qu’il arrive un moment où on ne sait pour quelle raison, les clients sont là mais achètent moins bien, moins régulièrement et là en tant que responsable d’entreprise, vos objectifs ne sont pas atteints et votre bilan comptable peut commencer à faire triste mine.

Le fichier client est un outil incontournable en plus d’être un pilier d’une bonne prospection commerciale !

Avez-vous constitué une base de données ?

 

Je ne parle pas de votre logiciel qui vous permet de faire vos factures et je ne parle pas non plus de votre messagerie qui contient l’ensemble de vos contacts d’ailleurs vous en avez tant que vous ne savez même plus pour quelles raisons ils vous ont contacté.

Vous venez peut être de comprendre que vous n’en avez pas c’est-à-dire une base indispensable où retrouver vos contacts avec leurs coordonnées et leurs produits fétiches. C’est dommage mais comme toute chose, vous pouvez changer votre façon de faire et mettre en place un nouvel outil indispensable à la stratégie d’une entreprise ; la base de données du fichier.

Comment faire une bonne base de données ?

L’idée principale est de récolter des informations sur vos clients et prospects, puis de les organiser au même endroit. Il regroupe les informations collectées sur les acheteurs et les prospects telles que leurs coordonnées, leur age, professions, hobbies, les commandes…

Vient ensuite l’analyse des informations afin de déterminer qui sont vos clients pour leur proposer le produit « idéal » et enfin vous pourrez exploiter le fichier pour mettre en place des actions concrètes.

Pourquoi maintenir à jour votre fichier clients ?

Ce listing va permettre de mieux connaitre votre communauté utilisatrice de vos services. Vous allez pouvoir lui envoyer des questionnaires pour en savoir plus sur leurs attentes, savoir s’ils sont satisfaits de vos services.

Après avoir collecté les informations sur vos différents documents commerciaux (bons de livraison, mail,…) vous allez pouvoir constituer un fichier adapté à votre activité.

Puis une partie des données sera répertoriée sur votre nouveau fichier clients. Cette partie peut s’avérer longue, ennuyeuse, rébarbative mais indispensable. D’un point de vue organisationnel, il faut savoir que plus on attend, plus c’est long mais un fichier tenu régulièrement à jour va vous faire gagner du temps par la suite et surtout cela va être un atout décisif pour améliorer votre chiffre d’affaire.

Comment utiliser un fichier clients ?

Maintenant que vous avez compris l’importance du fichier clients et que vous avez déterminé les points pertinents, le fichier prospects clients va vous permettre d’identifier votre cible et de lui transmettre un message tout en le personnalisant. C’est un avantage commercial. Ce fichier réalisé sous excel, vous pourrez l’importer dans votre plateforme marketing intégrée pour vous aider à développer votre chiffre d’affaire telle que sendinblue par exemple et à partir de là, vous pourrez mettre en place des actions commerciales comme des campagnes d’emailing d’ailleurs si vous voulez en savoir plus, Atout secrétariat des Alpes peut vous aider. 

 Enfin sachez que si vous avez déjà un site, vous pourrez mettre en place sur celui-ci un moyen pour récupérer des adresses mails en veillant bien au RGPD automatiquement sur une plateforme. Vous maintiendrez ainsi le contact avec vos clients. Bien sur d’autres moyens peuvent être mis en place pour maintenir le contact avec vos clients mais aussi vos partenaires, clients, fournisseurs ; je vous en parlerais une autre fois. 

En conclusion

Un fichier clients/prospects est un outil indispensable. L’ensemble des éléments qui le compose doit permettre à l’entreprise de lui faire des offres adaptées pertinentes ou de mieux se positionner.

Pour mettre toutes les chances de votre coté et ne pas vous laissez submerger, pensez à réactualiser régulièrement ce fichier. Au fil du temps, une fois l’habitude prise cela ne vous prendra pas beaucoup de temps. C’est un élément très important de le maintenir à jour car vos fichiers seront toujours qualitatifs.

Enfin, mettez en avant les solutions que vous pouvez proposer à vos clients ou les nouveaux produits afin de résoudre leurs problèmes

 

Vous souhaitez prendre de nouvelles habitudes et mieux connaitre vos clients ? étudions ensemble ce qu’il serait bon de mettre en place si vous n’avez pas une base à jour et même d’aller plus loin, si vous souhaitez leur transmettre des offres personnalisées. Nous vous invitons à découvrir nos prestations.

 

Vous voulez un  cas pratique : Sur Epagny (74), dans un magasin de meubles haut de gamme,  une entreprise a fait appel à mes services pour constituer leur base de données des clients sur une période bien définie, à l’aide de leurs bons de livraison (plusieurs classeurs). (mais cela aurait pu être un questionnaire papier laissé sur place pour récupérer leurs données afin que leurs clients puissent être tenus informés de leurs actualités).

Une fois ce travail fait sur un fichier excel, ils ont pu le transmettre à leur service marketing en région parisienne afin d’incorporer ces contacts dans leur base de données afin qu’ils aient une politique commune à l’ensemble de leurs magasins de France.

Ceci n’est qu’un exemple car bien souvent les entreprises détiennent dans leur messagerie une mine d’or de contacts sauf qu’elle n’est pas exploitée.

 

Carte cadeau

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On ne sait jamais trop quoi offrir qui soit pratique, fasse plaisir et alors si en plus on s’y prend à la dernière minute c’est limite mission impossible et pourtant Atout secrétariat des Alpes vous le propose.

Le chèque cadeau Atout secrétariat des Alpes – Faites plaisir à coup sur en offrant du service utile 

Par mail, par courrier ou à imprimer, achetez votre chèque cadeau du montant de votre choix et par cette attention, laissez choisir le destinataire ce dont il a envie.

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Pour les personnes curieuses qui veulent développer leurs compétences 

formation personnalisée sur word, excel, tablette, ordinateur,…habitant sur le bassin annécien

Pour les personnes qui veulent garder de précieux souvenirs …sans attendre leur retraite

Accompagnement sur album de photos, saisie de documents manuscrits,…

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Réorganisation de leur espace de travail, opération d’archivage (tri, classement, conseil,…)

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Soutien administratif (carte grise, carte identité, mise en ligne d’annonces,…)

En fonction de votre budget et de votre envie de service, reste plus qu’à prendre contact

BON A SAVOIR

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