En tant que gestionnaire, votre boîte mail est l’outil que vous utilisez quotidiennement.

Elle est le terminal qui gère une très grande partie du fonctionnement de votre entreprise. 

Alors comment adopter les meilleures pratiques et bien organiser sa boîte mail ? 

 

Gestion de votre boite mail : les meilleures pratiques

 

Afin d’être productif et efficace, il convient d’avoir une boite mail bien rangée et bien organisée. Cela vous permettra : 

  • D’éviter de perdre du temps 
  • De gagner de l’espace de stockage
  • De mieux sécuriser vos données
  • D’agir de manière éthique (en limitant votre empreinte carbone)

Classez vos mails du mieux possible en leur attribuant des couleurs ou en les classant dans des dossiers spécifiques. 

Privilégiez les réponses automatiques si vous le pouvez et créez une signature électronique pour gagner du temps lors de l’envoi des mails importants. 

Bloquez les messages indésirables pour ne pas vous parasiter. Enfin vous pouvez synchroniser vos mails provenant de différentes boites mails afin de les réorganiser dans la même boite mail. 

Comment trier sa boite mail rapidement ?

Premièrement sur n’importe quelle boite mail et notamment sur l’incontournable Gmail, il est possible de sélectionner le tri par date ou par mails non lus. Vous pouvez également sélectionner vos mails par taille de fichiers.

Les couleurs, comme mentionnées précédemment sont très pratiques pour classer ces informations. Par exemple, vous pouvez attribuer une couleur pour tel client, ou encore attribuer une couleur aux mails importants et urgents, etc.

 

Soigner l’objet 

 

Lorsque vous envoyez un mail à un collaborateur ou à un client, il est important de bien soigner l’objet. Premièrement pour indiquer au destinataire l’objet de votre message en premier lieu et deuxièmement pour avoir une visibilité précise de l’objet de votre échange dès le premier coup d’œil.

 

Trier vos newsletters inutiles

 

Les spam et les newsletters envahissent votre boîte mail et vous n’avez pas forcément le temps de les lire ou de les trier. Pour cela, il existe Cleanfox, outil très pratique qui scanne votre boîte mail et détermine ce qui pourrait être supprimé. Elle peut même aller jusqu’à vous désinscrire des newsletters les moins consultés.

 

Dédiez une boite aux newsletters

 

Réservez une boîte de messagerie directement dédiée à cette fonction. Il existe sur Gmail un filtre permettant de rediriger automatiquement vos mails.

Comment organiser sa boite mail professionnelle ?

Entretenir une boîte mail professionnelle demande à adopter des méthodes de tri plus appropriées. Il est possible d’organiser ses mails par statut ou par thème. Vous pourrez alors avoir des dossiers qui gèrent vos mails clients, d’autres vos mails prestataires, d’autres, les mails internes, etc.

Il est possible également de classer ses mails par mesure de temps. Les mails à envoyer rapidement, les mails à gérer dans la journée, ceux à gérer dans la semaine et tous ceux qui nécessitent un temps de gestion plus long.

Vous pourrez personnaliser votre classement selon vos impératifs et gestions.

Enfin, il est nécessaire d’accorder un temps dans son agenda pour gérer sa boîte mail de façon optimale par exemple 30 mn le matin et 30mn le soir afin d’être toujours arrété dans votre élan par une notification….surtout si c’est de la publicité ; d’ailleurs pour garder votre concentration le plus longtemps possible, Atout secrétariat des alpes vous conseille de couper toutes vos notifications et couper le son de votre téléphone.

 

Cette gestion de la messagerie fait partie de la gestion administrative obligatoire lorsqu’on est entrepreneur, à moins de déléguer ces tâches à une secrétaire indépendante pouvant vous apporter le soutien dont vous avez besoin.