Pourquoi conserver des documents ?

Pourquoi conserver des documents ?

Archiver des documents pour votre entreprise : Mémoire et traçabilité dans le temps

 

Si vous n’avez pas de trace de ce qui s’est passé dans le passé, vous ne pouvez pas prendre de décisions éclairées pour l’avenir et garder la mémoire de l’entreprise. C’est pourquoi il est si important pour les entreprises d’archiver leurs documents. Non seulement cela permet de conserver un historique de l’entreprise, mais cela permet également aux collaborateurs d’accéder rapidement et facilement aux informations.

Dans cet article de blog, nous allons aborder l’importance de l’archivage des documents et la manière de le faire efficacement.

Qu’est-ce que l’archivage et pourquoi est-il si important d’archiver des documents ?

 

L’archivage de documents est le processus qui consiste à organiser et à stocker des documents de manière à pouvoir y accéder et les récupérer facilement en cas de besoin. Il s’agit d’un processus important car il permet de conserver la mémoire de l’entreprise et d’assurer la traçabilité des dossiers dans le temps.

Par exemple, L’archivage est particulièrement important pour les entreprises de construction, qui doivent garder une trace des différentes étapes du chantier. Cela peut constituer un défi pour ceux qui n’ont peut-être pas l’expérience ou l’expertise nécessaire pour classer correctement les documents.

Par conséquent, il est important pour les entreprises de mettre en place un système en interne ou en passant par une assistance administrative externalisée qui permet aux différents collaborateurs de l’entreprise de retrouver des documents importants de type permis de construire, plans…..

Le fait de disposer d’archives organisées et accessibles aide les entreprises à suivre leurs progrès et à s’assurer qu’elles sont en mesure de respecter leurs délais mais aussi en cas de litige permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d’un contrôle. C’est même une obligation légale.

Comment archiver efficacement des documents ?

Même à l’ère du numérique, les documents papier constituent toujours une part importante de nombreuses entreprises. Des contrats et factures aux états financiers et dossiers clients, les entreprises génèrent beaucoup de paperasse.

Cependant, le stockage de tous ces documents peut être un défi. S’ils ne sont pas stockés correctement, ils peuvent être endommagés ou perdus, ce qui peut entraîner des retards et des perturbations coûteux.

Les documents papiers peuvent être stockés physiquement dans un endroit sûr où des règles de sécurité seront mis en place comme l’installation d’un extincteur à proximité.

Quant à classer ses documents numériques, vous pouvez les classer par type de fichier (image, vidéos, documents textuels), par nom d’entreprise, par thème, par date.

Au même titre que les papiers physiques, pensez à la durée de conservation de vos documents administratifs. Pour cela un guide reprenant les dates de suppression vous sera bien utile pour supprimer ceux qui arrivent à terme et vous pourrez retrouver de l’espace de stockage sur vos étagères et vos appareils sans compter que vous ferez du bien à notre planète.

Combien de temps faut-il conserver les différents types de documents ?

Comme tout propriétaire d’entreprise le sait, la documentation est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de votre société. Des bulletins de salaire aux contrats de travail, en passant par les avis d’imposition et les factures d’électricité, il existe une grande variété de documents qui doivent être conservés. Cependant, il peut être difficile de savoir combien de temps conserver chaque type de document. Voici quelques dates bien utiles de conservation de vos documents :

  • Bulletins de salaire et contrats de travail : jusqu’à la liquidation des droits à la retraite
  • Assurance-vie : 10 ans
  • Avis d’imposition : 3 ans
  • Statuts de l’entreprise : 5 ans (à partir de la date de cessation d’activité)
  • Factures d’électricité et de gaz : 5 ans
  • Quittances de loyer : 3 ans
  • Tous les documents comptables : 10 ans

En suivant ces quelques règles simples, vous pouvez vous assurer que les documents de votre entreprise sont bien organisés et qu’ils peuvent être retrouvés facilement si vous en avez besoin à l’avenir.

En conclusion

En apportant une solution externe d’assistance administrative partagée, nous pouvons à Atout secrétariat des Alpes vous aider à reprendre des archives délaissées et vous permettre de retrouver des éléments importants même plusieurs années après grâce à une procédure adaptée et sur mesure.

Comment optimiser sa messagerie ?

Comment optimiser sa messagerie ?

En tant que gestionnaire, votre boîte mail est l’outil que vous utilisez quotidiennement.

Elle est le terminal qui gère une très grande partie du fonctionnement de votre entreprise.

Alors comment adopter les meilleures pratiques et bien organiser sa boîte mail ?

 

Gestion de votre boite mail : les meilleures pratiques

 

Afin d’être productif et efficace, il convient d’avoir une boite mail bien rangée et bien organisée. Cela vous permettra :

  • D’éviter de perdre du temps
  • De gagner de l’espace de stockage
  • De mieux sécuriser vos données
  • D’agir de manière éthique (en limitant votre empreinte carbone)

Classez vos mails du mieux possible en leur attribuant des couleurs ou en les classant dans des dossiers spécifiques.

Privilégiez les réponses automatiques si vous le pouvez et créez une signature électronique pour gagner du temps lors de l’envoi des mails importants.

Bloquez les messages indésirables pour ne pas vous parasiter. Enfin vous pouvez synchroniser vos mails provenant de différentes boites mails afin de les réorganiser dans la même boite mail.

Comment trier sa boite mail rapidement ?

Premièrement sur n’importe quelle boite mail et notamment sur l’incontournable Gmail, il est possible de sélectionner le tri par date ou par mails non lus. Vous pouvez également sélectionner vos mails par taille de fichiers.

Les couleurs, comme mentionnées précédemment sont très pratiques pour classer ces informations. Par exemple, vous pouvez attribuer une couleur pour tel client, ou encore attribuer une couleur aux mails importants et urgents, etc.

 

Soigner l’objet 

 

Lorsque vous envoyez un mail à un collaborateur ou à un client, il est important de bien soigner l’objet. Premièrement pour indiquer au destinataire l’objet de votre message en premier lieu et deuxièmement pour avoir une visibilité précise de l’objet de votre échange dès le premier coup d’œil.

 

Trier vos newsletters inutiles

 

Les spam et les newsletters envahissent votre boîte mail et vous n’avez pas forcément le temps de les lire ou de les trier. Pour cela, il existe Cleanfox, outil très pratique qui scanne votre boîte mail et détermine ce qui pourrait être supprimé. Elle peut même aller jusqu’à vous désinscrire des newsletters les moins consultés.

 

Dédiez une boite aux newsletters

 

Réservez une boîte de messagerie directement dédiée à cette fonction. Il existe sur Gmail un filtre permettant de rediriger automatiquement vos mails.

Comment organiser sa boite mail professionnelle ?

Entretenir une boîte mail professionnelle demande à adopter des méthodes de tri plus appropriées. Il est possible d’organiser ses mails par statut ou par thème. Vous pourrez alors avoir des dossiers qui gèrent vos mails clients, d’autres vos mails prestataires, d’autres, les mails internes, etc.

Il est possible également de classer ses mails par mesure de temps. Les mails à envoyer rapidement, les mails à gérer dans la journée, ceux à gérer dans la semaine et tous ceux qui nécessitent un temps de gestion plus long.

Vous pourrez personnaliser votre classement selon vos impératifs et gestions.

Enfin, il est nécessaire d’accorder un temps dans son agenda pour gérer sa boîte mail de façon optimale par exemple 30 mn le matin et 30mn le soir afin d’être toujours arrété dans votre élan par une notification….surtout si c’est de la publicité ; d’ailleurs pour garder votre concentration le plus longtemps possible, Atout secrétariat des alpes vous conseille de couper toutes vos notifications et couper le son de votre téléphone.

 

Cette gestion de la messagerie fait partie de la gestion administrative obligatoire lorsqu’on est entrepreneur, à moins de déléguer ces tâches à une secrétaire indépendante pouvant vous apporter le soutien dont vous avez besoin.