Envoyez vos emails au bon moment sur Gmail

Envoyez vos emails au bon moment sur Gmail

par | Août 4, 2022 | Rangement

Envoyer des emails au bon moment

 

Petite astuce pour ceux qui ne le savent pas déjà  ❗

Quand on traite ces emails, ce n’est pas forcément aux heures de bureau (entre 9h et 18h du lundi au vendredi) alors plutôt que de les mettre en brouillon et vous mettre une alerte pour ne pas oublier de les envoyer (cela va vous alléger l’esprit) ou juste pour éviter à votre destinataire une mauvaise interprétation, voici une petite astuce toute simple si vous utilisez Gmail 🎯

Pour ma part, j’ai coupé toutes les notifications pour ne pas être dérangée dans la journée mais tout le monde ne fonctionne pas comme moi alors voici le petit truc en plus !

 

🎌 Quand vous avez fini votre email, juste au niveau du bouton envoyer,

 

👉 sur la droite vous avez une petite flèche,

👉 vous cliquez dessus

👉 et vous avez la possibilité de choisir

l’heure et le jour de l’envoi de votre email

 

Bonne journée 😀

En conclusion

Alors maintenant si vous voyez ce message « Quel que soit le moment auquel vous parvient ce message, vous n’êtes pas tenu d’y répondre en dehors de vos heures habituelles de travail. », vous saurez quelle manipulation faire cool

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Google My Business optimisé, visibilité renforcée

Google My Business optimisé, visibilité renforcée

par | Mar 16, 2022 | Astuces et solutions, Développement commercial, Offre de services

Quand je repense au bon vieux « bottin », j’ai presque un sentiment nostalgique avec toutes ses fines pages jaunes où on pouvait retrouver toutes les entreprises de France par département. Sans vraiment nous prévenir depuis déjà quelques années, cet annuaire n’existe plus. Il a fait place à un autre type d’annuaire digital « So local ».

Je ne suis pas là pour leur faire de la pub bien au contraire. Beaucoup d’entreprises payent pour être référencées dessus sans trop savoir pourquoi pourtant de meilleures solutions sont possibles pour être vus par leurs clients.

De nos jours, la plupart des recherches se passent sur internet et on estime actuellement pas moins de 97% des utilisateurs qui se servent de la recherche en ligne via google pour trouver des entreprises de proximité. Je veux parler de « Google Business« .

 

Connaissez-vous « Google Business » ?

 

Conseil préalable pour réaliser des économies et optimiser votre visibilité

Avant toute chose, je vous conseille de résilier votre abonnement à « so local ». Attention de bien respecter les délais et de le faire sous forme de courrier recommandé avec AR plutôt que par mail. 

Leur force de vente est tellement géniale qu’au bout d’un certain temps d’être référencé chez eux vous coute cher et même très cher !

En tout cas, payer 1500€ ht par an c’est un coût à prendre en considération (et ce n’est pas le plus cher !!!) et en terme de référencement, il est difficilement possible de le savoir alors qu’avec google, vous pouvez analyser vos résultats de façon bien précise grâce à Google Analytics.

Ce n’est qu’un conseil car beaucoup de personnes sont tellement pris par leur travail qu’ils ignorent ce point.

D’être référencé est incontournable de nos jours même si pour vous ce terme ne résonne pas sachez seulement que mieux vous serez référencé et mieux vous ressortirez dans les résultats que vos visiteurs chercheront sur le net.

Cette meilleure visibilité permettra à vos clients de mieux vous voir, surtout au niveau local.

Google my business permet de créer une fiche qui va permettre de vous faire référencer avec toutes les informations concernant votre ou vos établissements. Il va être possible de noter toutes les informations générales de votre entreprise en mettant l’accent sur vos produits et services à l’aide de posts.

Comment vérifiez si votre établissement est sur Google

 

Vous avez déjà tapé le nom de votre entreprise sur Google et bien souvent vous voyez une fiche qui a été créée sur le coté droit.

La voir ne veut pas dire forcément que vous en êtes propriétaire. La toute puissance de Google fait qu’il peut l’avoir créé automatiquement.

Certaines personnes pensent que leur établissement est bien créé car il le voit (comme ci-dessous) est pourtant si vous êtes dans le 2e ou 3e cas, vous allez devoir la créer et indiquer que c’est vous le propriétaire.

Pour voir si votre fiche est créée, vous avez 3 possibilités :

1.Vous voyez apparaitre un encart à droite avec le descriptif de votre entreprise, comme dans cet exemple.

2.Cet encart est bien visible mais vous pouvez avoir la mention « vous êtes le propriétaire de cet établissement ?«  . Si vous avez cette mention c’est que le propriétaire n’a pas encore réclamé la propriété de votre entreprise…peut-être vous !

3.Vous pouvez également ne voir aucun encart sur le coté.

 

En conclusion

« Google business » met à la disposition de tous, un outil sans abonnement contrairement à un autre (le mot qu’on ne doit jamais prononcé wink, ça vous parle) « hors de prix côté en bourse » , alors n’attendez plus.

Cet outil, je peux vous le mettre en place et l’optimiser.

Si vous souhaitez être accompagné pour la création et l’optimisation de votre fiche Google My Business, contactez-moi !

 

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Avoir une assistante personnelle comme moi*, c’est optimiser des procédures, vous faire réaliser des économies et du temps tout en développant votre activité.

C’est peut-être le moment du changement  et si on se prenait un café sur Annecy (si pour vous, le local fait écho, je vous propose un tout nouveau support pour diffuser votre information, allez le voir sur instagram même s’il est sur facebook et un site) ou virtuellement parlant 😳 pour faire connaissance. Ce serait sympa 🍵.

Adaptable et à l’écoute, je reste à votre service.

 

Vous souhaitez prendre de nouvelles habitudes dans votre organisation au quotidien, mieux connaitre vos clients et les différentes façons de communiquer ? étudions ensemble ce qu’il serait bon de mettre en place, je vous invite à découvrir mes prestations.

Qu’est-ce qu’une consultante administrative ou secrétaire indépendante ?

Qu’est-ce qu’une consultante administrative ou secrétaire indépendante ?

par | Mai 25, 2021 | Secrétariat

La gestion administrative d’une entreprise n’est pas toujours facile à prendre en main.

De plus, en tant qu’auto-entrepreneur, ce ne sont certainement pas vos compétences principales ; celles-ci sont affectées aux consultantes administratives appelées aussi consultantes indépendantes pour les indépendants.  

 

 Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?   

 

Afin de réaliser les tâches administratives liées à votre entreprise qui vous demande le temps que vous n’avez pas, il est possible de faire appel à une secrétaire appelée aussi consultante administrative. Celle-ci travaille principalement auprès des particuliers et auto-entrepreneurs afin d’aider leurs clients dans leurs démarches administratives.

La secrétaire administrative aura pour mission de :   

  • Gérer toutes les démarches administratives comme la déclaration d’impôt, les suivis de dossiers, les contrats, etc.
  • Apporter une aide dans la constitution d’un dossier spécifique : crédit, permis de construire, etc.
  • S’occuper des courriers administratifs et de la boite mail entreprise.
  • Apporter une aide à la gestion des comptes
  • Réaliser toutes les tâches bureautiques : gestion des appels, mails, courriers, etc.

Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?

sAfin d’éviter le recrutement définitif, il est préférable d’opter pour une secrétaire indépendante d’autant plus lorsque l’on est travailleur indépendant.

Professionnelle et qualifiée, la secrétaire indépendante ou gestionnaire administrative a la principale mission d’apporter son soutien dans une zone d’intervention définies

  

  • La réalisation de devis et facturation
  • Faire circuler l’information entre vous, vos collaborateurs et vos clients
  • Gérer les rendez-vous et la planification de votre agenda
  • Traitement et tri de votre courrier
  • Centraliser toutes les données pour faire vos notes de frais
  • Mise en forme, rédaction des documents, relecture

Conseil en gestion administrative

La gestion administrative est la partie que vous ne pouvez pas éviter lorsque vous êtes travailleur indépendant. Il est indispensable que vous ayez quelques clés pour être plus à l’aise avec les formalités et tâches obligatoires.

  • S’organiser : c’est primordial pour le bon déroulement de vos activités et fluidifier votre gestion.
  • Tenir un planning à jour : s’organiser, planifier est important, mais ça l’est surtout si l’on respecte le planning et les délais.
  • Opter pour la dématérialisation : en effet, réaliser le maximum des tâches de façon numérique promet une meilleure organisation et une plus grande rapidité.
  • Contrôler vos finances : l’idée est de se montrer responsable sur ses finances et bien optimiser ses budgets, rentrées et sorties.
  • Déléguer votre gestion administrative : il est compliqué d’intervenir parfaitement sur tous les fronts, déléguez le travail que vous pouvez déléguer afin d’être plus performant dans votre rôle.

La partie organisation implique notamment de bien répartir les rôles et de déterminer qui ou qu’est-ce qui sera plus performant pour telle ou telle chose.

Le rôle d’Atout secrétariat des Alpes est un réel appui pour votre gestion administrative. En tant que professionnel, cette collaboration ne vous engage en rien puisqu’elle intervient uniquement si vous avez demandé à recevoir ses services.

Cette collaboration peut-être de courtes ou de longues durées, selon votre guise ; la liberté.

 

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Supprimer des programmes au démarrage

Supprimer des programmes au démarrage

par | Jan 31, 2022 | Astuces et solutions, Organisation

Depuis un moment, je voulais le faire mais maintenant je passe à l’action…ce qui va me faire gagner du temps et je ne ralerai plus à ce moment là !

Ça ne vous est jamais arrivé en allumant votre pc de voir apparaître des programmes automatiquement ? Parfois quand on installe de nouveaux programmes, certains en profitent pour s’initialiser au lancement du micro.

 

Comment ne plus voir tous ces programmes qui s’ouvrent au démarrage du PC sous Windows ?

 

C’est simple à mettre en place, je vous l’assure même si vous n’osez pas y aller :

➡️ Allez sur votre gestionnaire de fichiers en appuyant sur les touches ctrl + maj +echap

➡️ Allez dans l’onglet démarrage pour en connaître la liste

➡️ Vérifiez dans la colonne statut ceux dont c’est le cas qui s’allument. Vous verrez ils sont notifiés par le terme activé (ici dropbox)

➡️ Pour les invalider, faites un clic droit sur leur nom et cliquez sur 👀 désactiver 📍

➡️ Pour vérifier, redémarrez votre pc sous Windows et c’est magique, vous êtes directement sur votre bureau

 

En conclusion

Etre assistante indépendante comme moi*, c’est savoir s’adapter à de nombreuses situations 😃 pas juste faire des courriers.

En tout cas, si vous pensez ça de moi c’est vraiment ne pas me connaître alors si le moment était venu ? et si on se prenait un café sur Annecy ou virtuellement parlant 😳 pour faire connaissance. Ce serait sympa 🍵

 

Vous souhaitez prendre de nouvelles habitudes dans votre organisation au quotidien, mieux connaitre vos clients et les différentes façons de communiquer ? étudions ensemble ce qu’il serait bon de mettre en place, je vous invite à découvrir mes prestations.

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L’avantage d’avoir un fichier clients/prospects à jour

L’avantage d’avoir un fichier clients/prospects à jour

par | Jan 10, 2022 | Développement commercial

A la naissance d’une entreprise ou d’un nouveau service, on s’efforce de mettre en place au plus vite un site, des cartes de visite, des flyers puis de démarcher ou prospecter afin de se faire connaitre et développer son chiffre d’affaire, à l’aide de différents supports pour avoir des clients.

Tant qu’on a des clients, en tant qu’entrepreneur on est contents car les clients attendent notre produit et qu’ils l’aiment sauf qu’il arrive un moment où on ne sait pour quelle raison, les clients sont là mais achètent moins bien, moins régulièrement et là en tant que responsable d’entreprise, vos objectifs ne sont pas atteints et votre bilan comptable peut commencer à faire triste mine.

Le fichier client est un outil incontournable en plus d’être un pilier d’une bonne prospection commerciale !

Avez-vous constitué une base de données ?

 

Je ne parle pas de votre logiciel qui vous permet de faire vos factures et je ne parle pas non plus de votre messagerie qui contient l’ensemble de vos contacts d’ailleurs vous en avez tant que vous ne savez même plus pour quelles raisons ils vous ont contacté.

Vous venez peut être de comprendre que vous n’en avez pas c’est-à-dire une base indispensable où retrouver vos contacts avec leurs coordonnées et leurs produits fétiches. C’est dommage mais comme toute chose, vous pouvez changer votre façon de faire et mettre en place un nouvel outil indispensable à la stratégie d’une entreprise ; la base de données du fichier.

Comment faire une bonne base de données ?

L’idée principale est de récolter des informations sur vos clients et prospects, puis de les organiser au même endroit. Il regroupe les informations collectées sur les acheteurs et les prospects telles que leurs coordonnées, leur age, professions, hobbies, les commandes…

Vient ensuite l’analyse des informations afin de déterminer qui sont vos clients pour leur proposer le produit « idéal » et enfin vous pourrez exploiter le fichier pour mettre en place des actions concrètes.

Pourquoi maintenir à jour votre fichier clients ?

Ce listing va permettre de mieux connaitre votre communauté utilisatrice de vos services. Vous allez pouvoir lui envoyer des questionnaires pour en savoir plus sur leurs attentes, savoir s’ils sont satisfaits de vos services.

Après avoir collecté les informations sur vos différents documents commerciaux (bons de livraison, mail,…) vous allez pouvoir constituer un fichier adapté à votre activité.

Puis une partie des données sera répertoriée sur votre nouveau fichier clients. Cette partie peut s’avérer longue, ennuyeuse, rébarbative mais indispensable. D’un point de vue organisationnel, il faut savoir que plus on attend, plus c’est long mais un fichier tenu régulièrement à jour va vous faire gagner du temps par la suite et surtout cela va être un atout décisif pour améliorer votre chiffre d’affaire.

Comment utiliser un fichier clients ?

Maintenant que vous avez compris l’importance du fichier clients et que vous avez déterminé les points pertinents, le fichier prospects clients va vous permettre d’identifier votre cible et de lui transmettre un message tout en le personnalisant. C’est un avantage commercial. Ce fichier réalisé sous excel, vous pourrez l’importer dans votre plateforme marketing intégrée pour vous aider à développer votre chiffre d’affaire telle que sendinblue par exemple et à partir de là, vous pourrez mettre en place des actions commerciales comme des campagnes d’emailing d’ailleurs si vous voulez en savoir plus, Atout secrétariat des Alpes peut vous aider. 

 Enfin sachez que si vous avez déjà un site, vous pourrez mettre en place sur celui-ci un moyen pour récupérer des adresses mails en veillant bien au RGPD automatiquement sur une plateforme. Vous maintiendrez ainsi le contact avec vos clients. Bien sur d’autres moyens peuvent être mis en place pour maintenir le contact avec vos clients mais aussi vos partenaires, clients, fournisseurs ; je vous en parlerais une autre fois. 

En conclusion

Un fichier clients/prospects est un outil indispensable. L’ensemble des éléments qui le compose doit permettre à l’entreprise de lui faire des offres adaptées pertinentes ou de mieux se positionner.

Pour mettre toutes les chances de votre coté et ne pas vous laissez submerger, pensez à réactualiser régulièrement ce fichier. Au fil du temps, une fois l’habitude prise cela ne vous prendra pas beaucoup de temps. C’est un élément très important de le maintenir à jour car vos fichiers seront toujours qualitatifs.

Enfin, mettez en avant les solutions que vous pouvez proposer à vos clients ou les nouveaux produits afin de résoudre leurs problèmes

 

Vous souhaitez prendre de nouvelles habitudes et mieux connaitre vos clients ? étudions ensemble ce qu’il serait bon de mettre en place si vous n’avez pas une base à jour et même d’aller plus loin, si vous souhaitez leur transmettre des offres personnalisées. Nous vous invitons à découvrir nos prestations.

 

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Vous voulez un  cas pratique : Sur Epagny (74), dans un magasin de meubles haut de gamme,  une entreprise a fait appel à mes services pour constituer leur base de données des clients sur une période bien définie, à l’aide de leurs bons de livraison (plusieurs classeurs). (mais cela aurait pu être un questionnaire papier laissé sur place pour récupérer leurs données afin que leurs clients puissent être tenus informés de leurs actualités).

Une fois ce travail fait sur un fichier excel, ils ont pu le transmettre à leur service marketing en région parisienne afin d’incorporer ces contacts dans leur base de données afin qu’ils aient une politique commune à l’ensemble de leurs magasins de France.

Ceci n’est qu’un exemple car bien souvent les entreprises détiennent dans leur messagerie une mine d’or de contacts sauf qu’elle n’est pas exploitée.

 

Carte cadeau

Carte cadeau

par | Juin 15, 2021 | Offre de services

On ne sait jamais trop quoi offrir qui soit pratique, fasse plaisir et alors si en plus on s’y prend à la dernière minute c’est limite mission impossible et pourtant Atout secrétariat des Alpes vous le propose.

Le chèque cadeau Atout secrétariat des Alpes – Faites plaisir à coup sur en offrant du service utile 

Par mail, par courrier ou à imprimer, achetez votre chèque cadeau du montant de votre choix et par cette attention, laissez choisir le destinataire ce dont il a envie.

Pour les personnes qui ont envie de reprendre en main leur vie professionnelle et qui aimerait bien changer de métier

CV, lettre de motivation avec ou sans accompagnement

Pour les personnes curieuses qui veulent développer leurs compétences 

formation personnalisée sur word, excel, tablette, ordinateur,…habitant sur le bassin annécien

Pour les personnes qui veulent garder de précieux souvenirs …sans attendre leur retraite

Accompagnement sur album de photos, saisie de documents manuscrits,…

Pour les personnes qui se sentent dépasser par leur papier et qui désespère avoir de l’aide sans oser faire le pas

Réorganisation de leur espace de travail, opération d’archivage (tri, classement, conseil,…)

Parce que faire des papiers et perdre patience pour arriver au bout de ses démarches administratives, ce n’est plus possible

Soutien administratif (carte grise, carte identité, mise en ligne d’annonces,…)

En fonction de votre budget et de votre envie de service, reste plus qu’à prendre contact

Contactez Alexandra

BON A SAVOIR

Atout secrétariat des Alpes vous propose ses cartes cadeaux mais si vous êtes professionnels, indépendants, entrepreneurs, nous pouvons les créer pour vous

Une freelance est moins chère qu’un salarié ?

Une freelance est moins chère qu’un salarié ?

par | Mai 26, 2021 | Organisation, Secrétariat

Être un professionnel, indépendant, en société, dans une association ou entrepreneur ne signifie pas devoir tout faire seul. Il est possible de déléguer et recevoir une aide confortable notamment pour la gestion administrative. Il ne faut pas hésiter à transmettre les tâches qui vous incombent à un(e) professionnel (le).  

Les raisons de faire appel à une secrétaire indépendante

Par manque de temps ou de compétences, il est fort probable qu’une secrétaire administrative soit la solution à vos problèmes, mais pour quelles raisons encore ? 

  • En période de fortes activités ou la surcharge de travail devient pour vous ingérable.
  • Pour le recrutement de nouveaux salariés ou collaborateurs dans la mesure où il vous faut agrandir votre personnel.
  • L’activité de votre entreprise qui ne justifie pas d’une activité constante tout au long de l’année.

Secrétaire indépendante : pour qui ?

Cela peut concerner les micro-entreprises comme les EURL, EIRL et SASU. 

Dans le cas d’Atout secrétariat des Alpes et de façon plus rare, l’office manager ou secrétaire indépendante peut également apporter son soutien administratif auprès des particuliers et leur faire bénéficier d’un crédit d’impôt. 

Idées reçues sur les secrétaires indépendantes

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, une secrétaire indépendante peut être source de flexibilité et d’économie pour votre entreprise.  

 En effet, flexibilité, car elle se charge principalement de classer, archiver vos dossiers, gérer vos courriers, saisir des notes, rédiger des rapports, gérer les appels, les démarches et votre agenda. 

 Économie, car vous êtes libre qu’elle intervienne quand vous le souhaitez. Cela vous permet de ne pas générer des dépenses inutilement lors des périodes de creux. Votre collaboration est totalement libre.

Le travail à distance est également possible avec une secrétaire indépendante.

Assistante indépendante : moins chère qu’un salarié ?

Premièrement, il est important de savoir que pour embaucher une personne au sein de son entreprise, il convient d’établir une durée minimale de travail. Par conséquent, la durée légale minimum à temps partiel est de 24 H/ Semaine, soit 104 H/ mois. Sauf accord ou convention collective, il n’est pas autorisé d’embaucher une personne pour moins que ça.

Si on entrait en détail dans le code du travail, on pourrait vite se rendre compte que travailler avec une secrétaire indépendante revient moins cher que d’embaucher une secrétaire pour son entreprise.

 

Pour quelques raisons évidentes :

  • Charges salariales liées au recrutement
  • Le temps passé à chercher, faire les entretiens (en évitant des erreurs de castings qui peuvent couter cher), etc.
  • Avoir un espace dédié aux nouveaux salariés
  • Fournir des fournitures pour un espace de travail optimisé
  • Attribuer des primes et avantages (13ᵉ mois, intéressement, tickets restaurants, etc.)

Quand les charges salariales représentent 22 % du revenu brut du salarié, les charges patronales, quant à elles, représentent 42 % du salaire brut.

Il existe en effet de nombreux avantages à travailler avec Atout secrétariat des Alpes. La prise en charge de vos dossiers administratifs ne sera plus une épine pour vous.

La possibilité du travail à distance par la dématérialisation est également un avantage pour vos frais.

 

N’attendez plus, faites appel à une assistante administrative professionnelle.

 

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Pourquoi il est important de déléguer ?

Pourquoi il est important de déléguer ?

par | Mai 26, 2021 | Environnement, Organisation

La gestion de votre entreprise vous demande beaucoup de paperasses et du temps d’organisation. Que vous soyez vous-même indépendant ou que vous managiez une société, la délégation est importante pour assurer l’efficacité et le développement.

Vous pourrez vous concentrer sur le développement de votre activité pendant que les tâches répétitives sont faites par une personne dédiée.

 

Pourquoi il est difficile de déléguer ?

Il existe plusieurs raisons au fait d’avoir peur de déléguer. En tant que manager, on souhaite pouvoir gérer le travail que l’on peut faire soi-même. Une sorte de sécurité, en gage de travail bien fait.

 La délégation suppose de lâcher prise et d’accepter l’idée qu’un projet sera sans doute mieux réussi à plusieurs. 

 Souvent, c’est par peur de venir briser vos habitudes et votre certitude du travail bien fait. Laisser une personne entrer dans son activité n’est pas une démarche facile surtout si vous aimez que tout soit fait « à votre façon ». 

 

Pourquoi déléguer à une gestionnaire administrative indépendante ?

Premièrement, vous n’aurez pas à payer de charges salariales, il s’agira simplement d’une collaboration entre entrepreneurs.

En d’autres termes, c’est un travail d’équipe complètement indépendant qui agit en un seul et même sens, la bonne gestion de VOTRE entreprise.

La deuxième raison est qu' »on ne peut pas tout faire et être efficace dans tous les domaines« . Personne ne peut à votre place développer votre entreprise, alors que les tâches administratives chronophages, oui.

Il s’agit de reconsidérer ses priorités et de se concentrer sur ce qui est essentiel en déléguant les bonnes choses aux bonnes personnes. L’administratif n’est pas votre métier, en revanche, pour une secrétaire, oui.

 Voici quelques délégations possibles :

– Planifier vos rendez-vous,

– Planifier vos voyages d’affaires et réservation

– Prise de message téléphonique directe

– Gestion de votre boîte mail

– Organisation des fichiers et documents

– Réception et envoie de courrier

– Documentation, veille concurrentielle

– Préparation des réunions

– Rédaction de fiches, procédures ou correspondances

Savoir déléguer au bon moment

C’est le moment de lister tout ce que vous êtes obligé de faire pour votre entreprise en les classant par catégories. Puis de définir ce qui vous incombe de faire et ce que vous pouvez déléguer.

Peut-être est-ce le bon moment de vous faire gagner du temps et de l’argent ?

Laissez vos envois de documents, vos rédactions de fiches ou vos préparations de réunions pour vous concentrer uniquement sur votre cœur de métier. Il faut savoir déléguer au bon moment et rester dans la continuité d’un développement organisé de votre entreprise.

Imaginez les compétences décuplées qu’il est possible d’obtenir en mettant son énergie sur des points utiles.

Vous sortez d’un rendez-vous, vous en avez un autre dans moins d’une demi-heure. Lors de votre dernier rendez-vous, il a été convenu que vous envoyiez des documents et que vous confectionniez un dossier. Imaginez-vous pouvoir faire tout ça en même temps dans l’heure qui suit ? Atout secrétariat peut le faire à votre place.

Vous ne serez plus dans l’urgence de devoir tout faire, mais plutôt dans la réalisation en permanence.

Qu’en pensez-vous ?

 

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La nécessité de bien s’organiser en tant qu’entrepreneur

La nécessité de bien s’organiser en tant qu’entrepreneur

par | Mai 26, 2021 | Organisation

Auto-entrepreneur, freelance, travailleur indépendant ont tous un point commun, la gestion libre de leur emploi du temps.

Une vie d’indépendance et de liberté, oui, mais à quel prix. Une gestion d’entreprise aussi libre soit-elle demande une certaine organisation.

 

Voici 9 points importants pour bien s’organiser 

Se définir un emploi du temps

Pour être efficace, il faut se créer des habitudes, des objectifs et des tâches à accomplir sur chaque journée de travail. Il vous faut un emploi du temps avec des horaires de travail définis. Bien sûr à la différence d’un salarié, vous êtes libre de gérer votre emploi du temps et vos horaires comme bon vous semble, mais il reste important de s’établir un cadre afin de ne pas partir dans tous les sens. 

Se créer un espace de travail

Il est important de consacrer un espace de travail entièrement dédié à votre activité, de préférence un environnement calme. Deux solutions s’offrent à vous, soit vous louez un local dédié à votre activité, soit vous réservez chez vous un espace de coworking efficace. Il vous sera impossible d’avoir les idées claires si vos dossiers sont mal rangés ou éparpillés à droite et à gauche. En tant que travailleur indépendant, l’organisation est au summum des points à lister pour réussir votre activité dans la pérennité. 

Traiter les actions une par une, par étape

La base de l’organisation est de savoir traiter les informations par priorité. Savoir considérer ce qui est urgent et ce qui l’est moins. Ne pas mener plusieurs fronts en même temps, classez vos tâches de manière à les réaliser une à une efficacement.

Définir les périodes productives

Il y aura des journées où vous serez certainement plus productifs que d’autres, notamment des moments dans la journée ou votre concentration sera meilleure, concentrez vos actions sur ces moments. Préférez les tâches plus chronophages aux moments où votre attention est moindre. Vous pouvez vous organiser à votre rythme, profitez-en ! 

Gagner du temps

Travailler à son rythme demande une certaine maîtrise de soi et des obligations à accomplir presque de soi à soi. Ne vous laissez pas distraire par les interventions inutiles. Les réseaux sociaux, le téléphone, le web sont autant de facteurs qui freinent la productivité. Gagnez du temps en osant dire non en restant concentré sur vos objectifs. Atout secrétariat des Alpes peut vous y aider !

Définir ses projets en temps limité

Respectez les dates indiquées à vos clients et les délais établis de vos objectifs font partie de votre organisation. Plus vous respecterez vos délais, moins vous aurez de stress à gérer. De plus, envers vos clients, c’est un gage de qualité et de professionnalisme. 

Noter ses idées

Avoir un bloc-notes pour noter les idées et les choses à faire ou à expérimenter peut vous être d’une grande aide. On oublie très vite et parfois les pensées passent trop vite et entre une chose et l’autre on oublie. Notez vos idées, bonnes ou mauvaises, comme une sorte de Brainstorming que vous ressortirez au bon moment. 

Déléguer

Savoir déléguer tout ce qui peut l’être peut présenter un gain de temps considérable. En tant qu’auto-entrepreneur ou freelance, il vous faut devoir porter plusieurs casquettes et certaines sont parfois hors de vos compétences. En déléguant vos tâches au domaine de compétences correspondantes, vous obtiendrez en qualité.

Ce temps gagné sera au profit de vos clients.

Alors, pourquoi pas confiez vos tâches administratives à une secrétaire indépendante ?

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Comment optimiser sa messagerie ?

Comment optimiser sa messagerie ?

par | Mai 26, 2021 | Organisation, Rangement

En tant que gestionnaire, votre boîte mail est l’outil que vous utilisez quotidiennement.

Elle est le terminal qui gère une très grande partie du fonctionnement de votre entreprise.

Alors comment adopter les meilleures pratiques et bien organiser sa boîte mail ?

 

Gestion de votre boite mail : les meilleures pratiques

 

Afin d’être productif et efficace, il convient d’avoir une boite mail bien rangée et bien organisée. Cela vous permettra :

  • D’éviter de perdre du temps
  • De gagner de l’espace de stockage
  • De mieux sécuriser vos données
  • D’agir de manière éthique (en limitant votre empreinte carbone)

Classez vos mails du mieux possible en leur attribuant des couleurs ou en les classant dans des dossiers spécifiques.

Privilégiez les réponses automatiques si vous le pouvez et créez une signature électronique pour gagner du temps lors de l’envoi des mails importants.

Bloquez les messages indésirables pour ne pas vous parasiter. Enfin vous pouvez synchroniser vos mails provenant de différentes boites mails afin de les réorganiser dans la même boite mail.

Comment trier sa boite mail rapidement ?

Premièrement sur n’importe quelle boite mail et notamment sur l’incontournable Gmail, il est possible de sélectionner le tri par date ou par mails non lus. Vous pouvez également sélectionner vos mails par taille de fichiers.

Les couleurs, comme mentionnées précédemment sont très pratiques pour classer ces informations. Par exemple, vous pouvez attribuer une couleur pour tel client, ou encore attribuer une couleur aux mails importants et urgents, etc.

 

Soigner l’objet 

 

Lorsque vous envoyez un mail à un collaborateur ou à un client, il est important de bien soigner l’objet. Premièrement pour indiquer au destinataire l’objet de votre message en premier lieu et deuxièmement pour avoir une visibilité précise de l’objet de votre échange dès le premier coup d’œil.

 

Trier vos newsletters inutiles

 

Les spam et les newsletters envahissent votre boîte mail et vous n’avez pas forcément le temps de les lire ou de les trier. Pour cela, il existe Cleanfox, outil très pratique qui scanne votre boîte mail et détermine ce qui pourrait être supprimé. Elle peut même aller jusqu’à vous désinscrire des newsletters les moins consultés.

 

Dédiez une boite aux newsletters

 

Réservez une boîte de messagerie directement dédiée à cette fonction. Il existe sur Gmail un filtre permettant de rediriger automatiquement vos mails.

Comment organiser sa boite mail professionnelle ?

Entretenir une boîte mail professionnelle demande à adopter des méthodes de tri plus appropriées. Il est possible d’organiser ses mails par statut ou par thème. Vous pourrez alors avoir des dossiers qui gèrent vos mails clients, d’autres vos mails prestataires, d’autres, les mails internes, etc.

Il est possible également de classer ses mails par mesure de temps. Les mails à envoyer rapidement, les mails à gérer dans la journée, ceux à gérer dans la semaine et tous ceux qui nécessitent un temps de gestion plus long.

Vous pourrez personnaliser votre classement selon vos impératifs et gestions.

Enfin, il est nécessaire d’accorder un temps dans son agenda pour gérer sa boîte mail de façon optimale par exemple 30 mn le matin et 30mn le soir afin d’être toujours arrété dans votre élan par une notification….surtout si c’est de la publicité ; d’ailleurs pour garder votre concentration le plus longtemps possible, Atout secrétariat des alpes vous conseille de couper toutes vos notifications et couper le son de votre téléphone.

 

Cette gestion de la messagerie fait partie de la gestion administrative obligatoire lorsqu’on est entrepreneur, à moins de déléguer ces tâches à une secrétaire indépendante pouvant vous apporter le soutien dont vous avez besoin.

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