A la naissance d’une entreprise ou d’un nouveau service, on s’efforce de mettre en place au plus vite un site, des cartes de visite, des flyers puis de démarcher ou prospecter afin de se faire connaitre et développer son chiffre d’affaire, à l’aide de différents supports pour avoir des clients.

Tant qu’on a des clients, en tant qu’entrepreneur on est contents car les clients attendent notre produit et qu’ils l’aiment sauf qu’il arrive un moment où on ne sait pour quelle raison, les clients sont là mais achètent moins bien, moins régulièrement et là en tant que responsable d’entreprise, vos objectifs ne sont pas atteints et votre bilan comptable peut commencer à faire triste mine.

Le fichier client est un outil incontournable en plus d’être un pilier d’une bonne prospection commerciale !

Avez-vous constitué une base de données ?

Je ne parle pas de votre logiciel qui vous permet de faire vos factures et je ne parle pas non plus de votre messagerie qui contient l’ensemble de vos contacts d’ailleurs vous en avez tant que vous ne savez même plus pour quelles raisons ils vous ont contacté.

Vous venez peut être de comprendre que vous n’en avez pas c’est-à-dire une base indispensable où retrouver vos contacts avec leurs coordonnées et leurs produits fétiches. C’est dommage mais comme toute chose, vous pouvez changer votre façon de faire et mettre en place un nouvel outil indispensable à la stratégie d’une entreprise ; la base de données du fichier.

Comment faire une bonne base de données ?

L’idée principale est de récolter des informations sur vos clients et prospects, puis de les organiser au même endroit. Il regroupe les informations collectées sur les acheteurs et les prospects telles que leurs coordonnées, leur age, professions, hobbies, les commandes…

Vient ensuite l’analyse des informations afin de déterminer qui sont vos clients pour leur proposer le produit « idéal » et enfin vous pourrez exploiter le fichier pour mettre en place des actions concrètes.

Pourquoi maintenir à jour votre fichier clients ?

Ce listing va permettre de mieux connaitre votre communauté utilisatrice de vos services. Vous allez pouvoir lui envoyer des questionnaires pour en savoir plus sur leurs attentes, savoir s’ils sont satisfaits de vos services.

Après avoir collecté les informations sur vos différents documents commerciaux (bons de livraison, mail,…) vous allez pouvoir constituer un fichier adapté à votre activité.

Puis une partie des données sera répertoriée sur votre nouveau fichier clients. Cette partie peut s’avérer longue, ennuyeuse, rébarbative mais indispensable. D’un point de vue organisationnel, il faut savoir que plus on attend, plus c’est long mais un fichier tenu régulièrement à jour va vous faire gagner du temps par la suite et surtout cela va être un atout décisif pour améliorer votre chiffre d’affaire.

Comment utiliser un fichier clients ?

Maintenant que vous avez compris l’importance du fichier clients et que vous avez déterminé les points pertinents, le fichier prospects clients va vous permettre d’identifier votre cible et de lui transmettre un message tout en le personnalisant. C’est un avantage commercial. Ce fichier réalisé sous excel, vous pourrez l’importer dans votre plateforme marketing intégrée pour vous aider à développer votre chiffre d’affaire telle que sendinblue par exemple et à partir de là, vous pourrez mettre en place des actions commerciales comme des campagnes d’emailing d’ailleurs si vous voulez en savoir plus, Atout secrétariat des Alpes peut vous aider. 

 Enfin sachez que si vous avez déjà un site, vous pourrez mettre en place sur celui-ci un moyen pour récupérer des adresses mails en veillant bien au RGPD automatiquement sur une plateforme. Vous maintiendrez ainsi le contact avec vos clients. Bien sur d’autres moyens peuvent être mis en place pour maintenir le contact avec vos clients mais aussi vos partenaires, clients, fournisseurs ; je vous en parlerais une autre fois. 

En conclusion

Un fichier clients/prospects est un outil indispensable. L’ensemble des éléments qui le compose doit permettre à l’entreprise de lui faire des offres adaptées pertinentes ou de mieux se positionner.

Pour mettre toutes les chances de votre coté et ne pas vous laissez submerger, pensez à réactualiser régulièrement ce fichier. Au fil du temps, une fois l’habitude prise cela ne vous prendra pas beaucoup de temps. C’est un élément très important de le maintenir à jour car vos fichiers seront toujours qualitatifs.

Enfin, mettez en avant les solutions que vous pouvez proposer à vos clients ou les nouveaux produits afin de résoudre leurs problèmes

Vous souhaitez prendre de nouvelles habitudes et mieux connaitre vos clients ? étudions ensemble ce qu’il serait bon de mettre en place si vous n’avez pas une base à jour et même d’aller plus loin, si vous souhaitez leur transmettre des offres personnalisées. Nous vous invitons à découvrir nos prestations.

Vous voulez un  cas pratique : Sur Epagny (74), dans un magasin de meubles haut de gamme,  une entreprise a fait appel à mes services pour constituer leur base de données des clients sur une période bien définie, à l’aide de leurs bons de livraison (plusieurs classeurs). (mais cela aurait pu être un questionnaire papier laissé sur place pour récupérer leurs données afin que leurs clients puissent être tenus informés de leurs actualités).

Une fois ce travail fait sur un fichier excel, ils ont pu le transmettre à leur service marketing en région parisienne afin d’incorporer ces contacts dans leur base de données afin qu’ils aient une politique commune à l’ensemble de leurs magasins de France.

Ceci n’est qu’un exemple car bien souvent les entreprises détiennent dans leur messagerie une mine d’or de contacts sauf qu’elle n’est pas exploitée.