Classement de vos documents

 

Si pour certains l’exercice parait simple pour certains cela parait plus fastidieux car tout dépend de là où on part.

 La paperasse s’accumule sur votre bureau ? Vous perdez trop de temps à chercher une information qui en plus peut se trouver dans vos archives ? Vous pouvez encore attente mais un système de classement de documents bien défini vous permettra de gagner en sérénité.

Le classement de pièces administratives inclut l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein des entreprises. Un système efficace et opérationnel peut vous faire gagner du temps et de l’argent. Un service documentaire organisé facilite les recherches et réduit considérablement les pertes. Cette première étape permet ensuite d’accéder facilement aux informations importantes liées à l’activité de l’entreprise pour en faire une synthèse.

Pourquoi classer ses papiers ?

Classer ses documents c’est ranger ses documents selon un sens défini à l’avance car d’une organisation à une autre, tout peut être différent ; l’essentiel étant de s’y retrouver. Il faut comprendre que le classement ou l’archivage c’est l’histoire de l’entreprise ou d’une personne et comme nos bonnes organisations aiment nous le rappeler, il vaut mieux tout garder selon le délai de prescription.

 L’organisation dans les entreprises a fortement changé ces dernières années et bon nombre ont tout numérisé et tout gardé informatiquement. Ce qu’il y a de sûr, c’est qu’il est indispensable d’optimiser sa méthode de classement/rangement pour ne pas « réinventer le fil à couper le beurre » à chaque instant et ne pas perdre de temps en recherches parfois infructueuses ! L’information, qui coûte chère, doit pouvoir être retrouvée vite.

Quelles prestations administratives peuvent être faites ?

 

Pour que l’information soit vite trouvée, l’assistante administrative d’Atout secrétariat des Alpes doit mettre en place un plan de classement/rangement informatiqé pour mettre en avant l’information qui peut se trouver sous forme de papier dans des boites d’archives. Une numérotation peut etre mise en place selon le volume afin que l’information puisse s’inscrire dans une politique de partage de l’information.

Cela passe par un inventaire, la mise en place de bonnes pratiques et un nettoyage des moins bonnes quand elles sont devenues obsolètes. C’est en mettant tout à plat qu’on peut repartir sur de bonnes bases ; la clé d’un classement réussi qui va répondre au « Comment faire la mise en place » puis dans un second temps, il y aura le rangement qui reste une démarche physique qui répond à la question « où ». Lors de cette réorganisation il peut y avoir pour des grosses opérations la mise en place de partenaires pour récuperer le papier et participer à un effort sur le développement durable.

Seule une assistante expérimentée comme alexandra d’Atout secrétarait des Alpes peut vous proposer un service de qualité à ce niveau.

Les avantages de prendre une secrétaire indépendante

En déléguant votre saisie de données vous pourrez accorder plus de temps à la prospection de nouveaux clients ou bien au développement du chiffre d’affaires de votre société par exemple.

Vous n’avez pas les ressources pour créer un poste ou un service dédié à la gestion administrative et vous êtes à la recherche d’une personne de confiance ? Faites-vous accompagner par une secrétaire externe expérimenté qui saura comprendre les enjeux et problématiques de votre entreprise et vous proposer un travail de qualité.

 

Sous  contrat régulier ou ponctuel, cette solution offre souplesse, simplicité et flexibilité et vous permettra d’adapter le nombre d’heures requises en fonction de vos besoins auprès d’un partenaire efficace.

 

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Vous avez un besoin et vous aimeriez trouver des informations complémentaires sur les missions réalisées par Atout secrétariat des Alpes, une office manager externalisée ? Entreprises du btp, paysagiste, commerçants, professions libérales, nous pouvons vous accompagner sur les missions suivantes :