Est ce qu’Atout secrétariat peut faire des remplacements ?

 

Bien sur…dans mon métier de secrétaire indépendante où je suis amenée à travailler pour diverses entreprises, il m’arrive pendant une durée déterminée de remplacer une assistante.

Je prends le travail au fil de l’eau sans jamais vraiment connaitre complètement l’historique des dossiers en cours. Dommage car cela m’aiderait à comprendre et à aller plus vite ! L’idéal c’est quand l’assistante a pu prendre des notes « à jour » et qu’elle a pu me former sur les outils de l’entreprise et m’informer sur les taches à faire avec leur niveau de priorité. Bon, comme ça c’est l’idéal seulement on n’est pas dans la vie de « oui, oui » et bien souvent c’est en catastrophe que je dois remplacer les personnes et je vous avouerai que c’est dans ces moments-là où je suis ravie d’avoir mon expérience.

 

La transmission de l’information, un atout majeur ?

 

Je n’ai pas la prétention de me rappeler de tous les dossiers vus dans les différentes organisations alors depuis longtemps, j’ai mis en place tout un système de traçabilité pour me rappeler qui m’a contacté pour répondre à quelle demande, à quelle date sans oublier les innombrables mails que je peux recevoir à longueur de journées. C’est facile de nos jours d’oublier une information. Peut-être que certains y arrivent car ils ont pris ce dossier depuis le début et qu’ils en ont qu’un mais parfois ce n’est pas le cas et quand les personnes référentes partent, la transmission n’est pas forcément au rendez-vous.

Toutes sortes de moyens existent comme mémo, un fichier excel, un compte client, des post its, …c’est maitrisable si on prend le temps d’écrire à chaque appel, mail, échange indirect dans une réunion et qu’on est tout seul à gérer un dossier, mais quand il s’agit de s’occuper d’une multitude de dossiers, il est important d’avoir des outils à sa disposition pour tracer au mieux les mouvements dans une organisation.

La traçabilité, un atout majeur au sein d’une organisation

ELFINFO, la solution digitale dans le secteur de la propreté

J’aimerais vous parler d’une entreprise qui a créé un formidable outil pour centraliser des informations pour qui je travaille parfois.

ELFINFO a créé un outil digital qui permet de tracer à travers différents modules tout le nettoyage d’espaces au sein de grandes structures hospitalières et des EHPAD dans le but d’aider les responsables à savoir quelles chambres, quels bureaux ont été nettoyés par quelle personne à quelle heure et quand je dis « nettoyés », il s’agit d’être précis dans le type de nettoyage.


ELFINFO est une entreprise basée sur le bassin annécien qui propose ce type de service utile pratique, indispensable et en plus LOCAL, oui LOCAL situé en Haute Savoie. Dans notre belle région, nous avons de belles entreprises et l’entreprise ELFINFO en fait partie.

A l’heure où le Covid sévit à tout moment, des équipes de nettoyage s’occupent de la propreté en permanence sur le terrain, là où personne n’a envie d’y être. Avant il y avait des feuilles volantes pour que chaque agent puisse indiquer ce qu’il avait nettoyé, maintenant, cette entreprise a développé du sur mesure comme logiciel et je trouve personnellement que c’est une formidable idée car elle permet de recueillir des informations du terrain sur qui fait quoi ? quand ? en notant les anomalies, dysfonctionnements, remontées du terrain pour que le responsable qui doit gérer la crise puisse avoir du temps dans sa prise de décision et gagner des heures précieuses supplémentaires. Il faut savoir qu’un agent à lui tout seul peut réaliser une 50e de chambres, de bureaux, avec des spécificités de nettoyage très particuliers comme « microbien ».

Elfinfo propose un logiciel qu’elle a développé depuis plusieurs années et qui s’ajuste encore aujourd’hui en fonction de vos attentes. Comme référence, je pourrais vous citer de grands hôpitaux tels que le Centre hospitalier de Créteil en région Parisienne.

Des outils conçus juste pour vous : Avec ses chariots connectés, Elfinfo, et son service eClean, propose l’offre la plus intéressante pour gérer la propreté. Conçu afin d’améliorer la gestion et la traçabilité des prestations en temps réel,

Si vous voulez en savoir plus sur cette entreprise,

vous pouvez la contacter au 04 26 83 31 38